Conditions de modification et d’annulation

Vous êtes libre d’annuler ou de modifier des réservations individuelles (jusqu'à 5 chambres) jusqu'à 15 heures, 1 jour avant la date d’arrivée prévue. Passé ce délai, vous ne pourrez plus modifier ou annuler votre réservation. L’indemnisation pour les chambres non utilisées sera calculée selon la pratique suivante (s’applique aux clients individuels) :

1. A) Règle de base standard

En cas de "non présentation", le client se verra facturer le prix de la chambre pour une journée.

1. B) Annulation tardive

Si la réservation d'une chambre est annulée plus tard que 15 heures, un jour avant la date d'arrivée prévue, et si la chambre ne peut pas être louée à un autre client, le client qui a initialement réservé la chambre devra payer le prix de la chambre pour une journée.

Toutes les modifications et annulations doivent être effectuées en envoyant un mail à Citybox.

Pour les réservations de groupe (plus de 5 chambres), des conditions différentes s'appliquent. Veuillez nous contacter si vous avez besoin d'informations supplémentaires.

Obligations et responsabilité des clients Citybox

Les accords concernant la réservation de chambres d'hôtel sont contraignants pour les deux parties.

Les clients sont tenus de fournir des informations de contact correctes lors de la réservation.

Il n'est pas permis de donner les cartes-clés à d'autres personnes que celles qui sont enregistrées comme hôtes dans la chambre. Le nombre maximum de personnes autorisées par chambre est de : 1 dans les chambres individuelles, 2 dans les chambres doubles et 4 dans les chambres familiales.

Pendant leur séjour, les clients sont tenus de se conformer au règlement de l'hôtel ainsi qu'aux règles et règlements fixés par les autorités. Le règlement de l'hôtel est imprimé à l'arrivée sur nos terminales d'enregistrement et de sortie.

Les clients de l'hôtel et les autres personnes qui visitent l'hôtel ne doivent pas perturber, déranger ou mettre en danger les autres clients de l'hôtel ou les personnes vivant à proximité. Les clients qui ne respectent pas ces obligations peuvent être expulsés de l'hôtel sans pouvoir prétendre à une quelconque indemnisation.

Les clients de l'hôtel sont légalement et financièrement responsables de tout dommage qu'ils peuvent, avec ou sans intention, causer à l'hôtel ou de tout préjudice qu'ils peuvent causer à un tiers, y compris, mais sans s'y limiter, la destruction de biens ou le retrait de biens de l'hôtel sans autorisation.

Les animaux domestiques sont autorisés à l'hôtel (sur demande !) moyennant un supplément de 150 NOK / 15 EUR par jour.

Il est interdit de fumer à l'hôtel. Fumer dans les chambres ou dans les couloirs déclenchera les alarmes incendie. Tous les frais liés à un tel déclenchement des alarmes incendie seront facturés à la personne qui a provoqué le déclenchement des alarmes, ou à la personne de contact liée à la réservation de la chambre. Cette disposition s'applique également aux cigarettes électroniques et aux vapes. Fumer entraîne l'expulsion et une amende de 1500 NOK en Norvège, 150 € en Estonie et 200 € en Belgique.

Une pièce d'identité avec photo doit être présentée lors de l'enregistrement.

Obligations et responsabilités de l’hôtel

Si l'hôtel, pour une raison indépendante de sa volonté, n'est pas en mesure de fournir au client une chambre qu'il a déjà réservée et payée, l'hôtel est en droit de fournir audit client un hébergement dans un autre hôtel local et sans frais supplémentaires. L'hôtel est tenu d'informer sans délai le client en question de ces changements et dispositions.

Les chambres de l'hôtel sont nettoyées au départ du(des) client(s), mais pas pendant les séjours de courte durée, sauf si le nettoyage a été spécifiquement réservé et payé par le(s) client(s). Pendant les longs séjours, les chambres sont nettoyées une fois par semaine.

Conformément à la législation locale, l'hôtel est responsable de ses clients et de leurs biens, mais uniquement dans la mesure où les dommages ou les blessures sont le résultat d'actions intentionnelles ou de négligence de la part du personnel de l'hôtel. Si un client souhaite invoquer une telle intention ou négligence de la part du personnel de l'hôtel, il devra en apporter la preuve dans tous les cas.

Si un client souhaite que l'hôtel assume une plus grande responsabilité pour ses objets de valeur, il peut demander à l'hôtel de les garder. L'hôtel a le droit de refuser une telle demande.

 

Déclaration de protection des données pour Citybox AS

 

• Introduction

 

Chez Citybox AS, nous traitons vos données personnelles de diverses manières, par exemple lorsque vous commandez des services, séjournez dans nos hôtels, utilisez les services que nous fournissons et dans d'autres situations. Notre déclaration de protection des données vous donne plus d'informations sur la manière dont nous traitons vos données personnelles. Vous y trouverez également des informations de contact, si vous avez des questions ou si vous souhaitez consulter les informations que nous détenons sur vous.

Nous traitons vos données personnelles conformément à la législation norvégienne actuelle sur les données personnelles, y compris le GDPR.

 

 

• Le contrôleur de données personnelles

 

Notre société Citybox AS (Norwegian Org. No. 989551752), est le contrôleur de données responsable du traitement des données personnelles dans nos systèmes centralisés de réservation, de facturation et de gestion hôtelière. Chaque fois que vous réservez une chambre, passez une nuit ou effectuez un paiement chez nous, Citybox AS est le contrôleur de données.

Citybox AS (Norwegian Org. No. 989551752), est le contrôleur de données pour notre site web. Citybox AS est également le responsable du traitement des données pour notre marketing et la distribution de courriels à nos clients et contacts, ainsi que pour tout autre marketing digital.

 

• Traitement des données personnelles relatives à la réservation et aux séjours hôteliers

 

Dans le cadre des réservations effectuées par vous ou par d'autres personnes en votre nom, nous traitons les données personnelles dont nous avons besoin pour exécuter le contrat de réservation et d'achat de services. Il s'agit d'informations que vous nous avez fournies directement ou par l'intermédiaire d'agents de voyage ou autres. Par exemple, nous traitons les informations relatives à votre identité, vos coordonnées et vos données de paiement. Dans certains cas, nous conservons votre numéro de passeport. Nous traitons également d'autres informations que vous avez pu nous donner et qui sont pertinentes pour votre séjour chez nous. Il peut s'agir d'informations sur des allergies ou des demandes spéciales pour votre séjour. Nous enregistrons tous les achats et commandes que vous effectuez chez nous, par exemple, les services de spa, les restaurants, le service d'étage, etc. afin de fournir ces services et de vous permettre de les payer.

Nous traiterons ces informations aussi longtemps que cela est nécessaire à l'exécution du contrat de réservation avec vous, et aussi dans la mesure où cela nous est imposé par la législation en vigueur ou les exigences officielles. 

Nous enregistrons l'utilisation de cartes-clés dans nos hôtels. Nous le faisons pour lutter contre la criminalité et la résoudre, et à des fins de sécurité, notamment en cas d'incendie. Nous conservons nos registres pendant 21 jours.

 

• Traitement des données personnelles pour le développement, le dépannage et la sécurité

 

Nous traiterons les données, y compris les données personnelles, à des fins de dépannage ou de correction des erreurs, pour améliorer nos services et la technologie que nous utilisons et pour analyser l'utilisation et le comportement des utilisateurs. Nous traiterons également les données personnelles afin de vérifier votre identité, y compris la vérification de votre identité dans le cadre de votre utilisation de nos services numériques.

Dans la mesure du possible, nous rendons les données anonymes ou créons des statistiques, mais nous devrons également traiter les données personnelles à des fins de développement, de dépannage, de statistique et de sécurité.

 

 

• Autres traitements de données à caractère personnel

 

Dans le cas de concours ou d'autres activités auxquels vous pouvez participer, nous traiterons des données personnelles telles que le nom et les coordonnées lorsque cela sera nécessaire, par exemple pour enregistrer les participants et ensuite tirer au sort un ou plusieurs gagnants. Dans la mesure du possible, nous vous en informerons spécifiquement au moment de votre participation aux concours ou autres activités.

Si vous contactez notre service clientèle ou si vous nous adressez une demande, nous traiterons les données personnelles que vous nous fournissez dans la mesure où cela est nécessaire pour répondre à votre demande et la consigner. Le point de départ de ce traitement sera les intérêts légitimes ou l'exécution de contrats avec vous ou la réponse à vos demandes.

En dehors du traitement décrit dans notre déclaration de protection des données ou basé sur votre consentement, dans certains cas, nous devons ou pouvons traiter des données à caractère personnel lorsque cela nous est imposé ou autorisé par la législation applicable, y compris la loi norvégienne sur les données à caractère personnel et le GDPR, ou par des ordonnances applicables des autorités ou des tribunaux.

 

• Traitement des données à caractère personnel relatives à nos fournisseurs, nos clients commerciaux et nos contacts commerciaux.

 

Nous traitons les informations relatives aux personnes de contact désignées par nos fournisseurs, nos clients commerciaux, nos partenaires de coopération, les participants à des événements destinés au monde des affaires et d'autres personnes agissant dans un rôle commercial.  Nous le faisons afin de travailler efficacement, de conclure et d'appliquer des contrats, de recruter des employés, de gérer nos activités et de développer notre réseau commercial et professionnel. Ces informations comprennent généralement le nom, les coordonnées, la fonction, l'activité, les compétences, les intérêts commerciaux et la participation à nos événements destinés au monde des affaires ou un intérêt antérieur pour nous et nos employés.

Nous conservons ces informations aussi longtemps que nous considérons que la personne est l'un de nos contacts professionnels.

Le point de départ de cette démarche est notre intérêt légitime.

 

• Remise des données personnelles et traitement obligatoire

 

Nous ne transmettons pas vos données personnelles à des tiers, sauf si vous y avez consenti ou si la législation applicable, y compris la loi norvégienne sur les données personnelles et le GDPR, ou une ordonnance valide des autorités ou des tribunaux nous permet ou nous oblige à le faire.

Par souci de clarté, nous tenons à préciser que le fait que nous fassions appel à des contrôleurs de données pour traiter des informations en notre nom ne constitue pas une cession d'informations.

 

 

• Collecte de données personnelles auprès d’autres personnes

 

Afin de nous assurer que nous disposons d'informations correctes à votre sujet, nous pouvons les comparer à d'autres sources, telles que des annuaires téléphoniques, des registres publics, etc.  Dans certains cas, il peut être utile de vérifier la solvabilité de nos clients, ce qui implique l'obtention de données de solvabilité auprès d'autres sources.  Nous obtenons des informations démographiques telles que l'âge, le sexe et la langue à partir d'autres sources. Nous obtenons des informations de nos partenaires de coopération et d'autres parties de notre groupe, lorsque cela est légal et nécessaire pour vous fournir des services et des communications.

 

• Vos droits

 

En tant que personne, vous disposez de plusieurs droits en vertu du règlement sur les données personnelles. 

Vous avez le droit de consulter vos informations, de corriger ou de supprimer les données personnelles vous concernant que nous traitons. Vous avez également le droit de demander un traitement limité, de vous opposer au traitement et de demander le droit à la portabilité des données. 

Si vous souhaitez faire usage de votre droit d'accès au traitement de vos données personnelles, ou si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à nous contacter par mail, gdpr@citybox.no. Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais, et au plus tard dans 30 jours.

Nous vous demanderons de confirmer votre identité ou de fournir des informations supplémentaires avant de vous permettre d'utiliser les droits que vous avez acquis auprès de nous. Nous devons procéder ainsi pour nous assurer que nous ne donnons accès à vos informations personnelles qu'à vous, et non à une personne prétendant être vous.

 

• Délégué à la protection des données

 

Nous avons notre propre délégué à la protection des données chez Citybox AS. Le délégué à la protection des données est responsable de toutes nos sociétés et de toutes les données personnelles que nous traitons dans les pays dans lesquels nous sommes établis.

Le délégué à la protection des données est notre point de contact avec l’autorité norvégienne de protection de données.

Notre délégué à la protection des données donne à Citybox AS, à nos sous-traitants et à nos employés des conseils et des orientations sur le traitement des données personnelles et les règles qui le régissent. Le travail du délégué à la protection des données consiste à contrôler notre conformité aux règles relatives aux données personnelles et à nos directives internes.

Le délégué à la protection des données peut également vous aider à faire valoir vos droits à notre égard ou à obtenir des réponses à vos questions concernant les données personnelles que nous détenons.

Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l'adresse gdpr@citybox.no.

Si vous estimez que notre traitement des données personnelles ne correspond pas à ce que nous avons décrit ici ou qu'il enfreint d'une autre manière la législation sur les données personnelles, vous pouvez, comme alternative, vous plaindre auprès de l'Autorité norvégienne de protection des données ou de l'autorité de contrôle du pays dans lequel vous séjournez dans un hôtel. Vous trouverez des informations sur la manière de contacter l'autorité de protection des données sur le site web de l'autorité www.datatilsynet.no. En Estonie : https://www.aki.ee/et. 

 

• Utilisation du processeur de données.

 

Nous utilisons plusieurs processeurs de données pour nous permettre de vous fournir nos services. Notre principal processeur de données est notre système de réservation Visbook AS.

 

• Cookies/Capsules d'information

 

Nous utilisons des capsules d'information (cookies) pour améliorer l'expérience des utilisateurs de notre site web.

Un cookie est un petit fichier de données textuelles stocké dans votre équipement (votre smartphone, votre ordinateur ou, par exemple, une tablette). Les cookies permettent de reconnaître quel type de contenu et quelles pages sont visitées sur notre site web. Les informations stockées au moyen d'un cookie peuvent inclure la manière dont vous utilisez le site web, le type de navigateur que vous utilisez et les pages que vous avez visitées.

Un cookie permanent reste sur votre équipement pendant une période de temps définie. Un cookie de session est stocké temporairement dans la mémoire de votre équipement pendant que vous visitez notre site web. Le cookie de session disparaît lorsque vous fermez votre navigateur. Nous utilisons à la fois des cookies permanents et des cookies de session. Citybox AS peut également utiliser des cookies de tiers.

Si vous ne souhaitez pas que notre site web stocke des cookies sur votre équipement, vous pouvez désactiver l'utilisation de cookies dans votre navigateur web. Si vous désactivez les cookies, la fonctionnalité du site web sera réduite.

 

• Modifications de la déclaration de protection des données ou du traitement

 

Nous travaillons continuellement pour développer et pour améliorer nos services pour nos clients. Cela peut modifier la méthode ou l'étendue de notre traitement des données personnelles. Les informations que nous fournissons dans cette déclaration de données personnelles seront donc adaptées et mises à jour à intervalles réguliers. Nous modifierons également la déclaration de protection des données lorsque de nouvelles règles ou pratiques officielles le rendront nécessaire.