Voorwaarden voor wijziging en annulering

Je bent vrij om individuele reserveringen (tot 5 kamers) te annuleren of te wijzigen tot 15:00 uur, 1 dag voor de geplande aankomstdatum. Na deze periode kann je je reservering niet meer wijzigen of annuleren. Compensatie voor ongebruikte kamers wordt berekend volgens de volgende praktijk (geldt voor individuele gasten):

1. A) Standaard vuistregel

In het geval van een "no show" zal de prijs van de kamer voor één dag in rekening worden gebracht.

1. B) Laattijdige annulering

Als een kamerreservering later dan 15.00 uur, één dag voor de geplande aankomstdatum, wordt geannuleerd, moet de gast die de kamer heeft geboekt de prijs van de kamer voor één dag betalen. 

Alle wijzigingen en annuleringen moeten worden gedaan door een e-mail te sturen naar Citybox.

Voor groepsboekingen (meer dan 5 kamers) gelden andere voorwaarden. Neem contact met ons op als je aanvullende informatie nodig hebt.

Verplichtingen en verantwoordelijkheid van Citybox-klanten

Afspraken over het reserveren van hotelkamers zijn bindend voor beide partijen.

Klanten zijn verplicht om de juiste contactgegevens op te geven bij het boeken.

Het is niet toegestaan ​​om keycards door te geven aan andere personen dan degenen die als gast in de kamer zijn geregistreerd. Het maximum aantal toegestane personen per kamer is: 1 in eenpersoonskamers, 2 in tweepersoonskamers en 4 in familiekamers.

Tijdens hun verblijf zijn gasten verplicht zich te houden aan de hotelregels en de regels en voorschriften die door de autoriteiten zijn vastgesteld. Het hotelreglement wordt afgedrukt bij aankomst bij onze in- en uitcheckterminals.

Hotelgasten en andere personen die het hotel bezoeken, mogen andere hotelgasten of omwonenden niet storen of in gevaar brengen. Klanten die deze verplichtingen niet nakomen, kunnen het hotel worden uitgezet zonder aanspraak te kunnen maken op enige schadevergoeding.

Hotelgasten zijn wettelijk en financieel verantwoordelijk voor alle schade die zij, met of zonder bedoeling, aan het hotel kunnen toebrengen of enige schade die zij kunnen toebrengen aan een derde partij, met inbegrip van, maar niet beperkt tot vernietiging van eigendommen of verwijdering van eigendommen van het hotel zonder toestemming. 

Huisdieren zijn toegestaan ​​in het hotel (op aanvraag!) tegen een toeslag van NOK 150 / EUR 15 per dag.

Het is verboden te roken in het hotel. Roken in slaapkamers of gangen zal het brandalarm doen afgaan. Alle kosten met betrekking tot het activeren van brandalarmen worden gefactureerd aan de persoon die het alarm heeft geactiveerd of aan de contactpersoon die aan de kamerreservering is gekoppeld.

Bij het inchecken moet een identiteitsbewijs met foto worden getoond.

Verplichtingen en verantwoordelijkheden van het hotel

Als het hotel, om een ​​of andere reden buiten zijn macht, niet in staat is om de klant een kamer te bieden die hij al heeft gereserveerd en betaald, heeft het hotel het recht om de klant accommodatie te bieden in een ander lokaal hotel zonder extra kosten. Het hotel is verplicht de betreffende klant onverwijld op de hoogte te stellen van deze wijzigingen en afspraken.

Hotelkamers worden schoongemaakt bij vertrek van de gast(en), maar niet tijdens een kort verblijf, tenzij de schoonmaak specifiek is geboekt en betaald door de gast(en). Bij een lang verblijf worden de kamers eenmaal per week schoongemaakt.

In overeenstemming met de lokale wetgeving is het hotel verantwoordelijk voor zijn gasten en hun eigendommen, maar alleen voor zover schade of letsel het gevolg is van opzettelijk handelen of nalatigheid van het hotelpersoneel. Indien een klant zich door opzet of nalatigheid van het hotelpersoneel wil beroepen, dient hij hiervan in alle gevallen het bewijs te leveren.

Als een gast wil dat het hotel meer verantwoordelijkheid neemt voor zijn waardevolle spullen, kan hij of zij het hotel vragen deze te bewaren. Het hotel heeft het recht om een ​​dergelijk verzoek te weigeren.

Verklaring gegevensbescherming voor Citybox AS

 

• Inleiding

 

Bij Citybox AS verwerken we je persoonsgegevens op verschillende manieren, bijvoorbeeld wanneer je diensten bestelt, in onze hotels verblijft, gebruik maakt van de diensten die wij leveren en in andere situaties. In onze gegevensbeschermingsverklaring vind je meer informatie over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan. Daar vind je ook contactgegevens, mocht je vragen hebben of de gegevens die wij van je hebben in willen zien.

We verwerken je persoonsgegevens in overeenstemming met de huidige Noorse wetgeving inzake persoonsgegevens, waaronder de GDPR.

 

• De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens

 

Ons bedrijf Citybox AS (Norwegian Org. No. 989551752) is de gegevensbeheerder die verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonlijke gegevens in onze gecentraliseerde reserverings-, facturerings- en hotelbeheersystemen. Wanneer je een kamer boekt, overnacht of bij ons betaalt, is Citybox AS de gegevensbeheerder.

Citybox AS (Norwegian Org. No. 989551752) is de gegevensbeheerder voor onze website. Citybox AS is ook de gegevensbeheerder voor onze marketing en de distributie van e-mails naar onze klanten en contacten, evenals voor elke andere digitale marketing.

 

• Verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot reserveringen en hotelovernachtingen

 

In verband met boekingen die door jou of door anderen namens jou zijn gemaakt, verwerken wij de persoonsgegevens die we nodig hebben om het contract voor het boeken en kopen van diensten uit te voeren. Dit is informatie die je ons rechtstreeks of via reisagenten of anderen hebt verstrekt. Wij verwerken bijvoorbeeld informatie met betrekking tot je identiteit, je contactgegevens en je betalingsgegevens. In sommige gevallen bewaren wij je paspoortnummer. We verwerken ook andere informatie die je ons mogelijk heeft verstrekt en die relevant is voor je verblijf bij ons. Dit kan informatie zijn over allergieën of speciale verzoeken voor je verblijf. We registreren alle aankopen en bestellingen die je bij ons doet, bijvoorbeeld spadiensten, restaurants, roomservice, enz. om deze diensten te verlenen en je in staat te stellen ervoor te betalen.

We zullen deze informatie verwerken zolang dit nodig is voor de uitvoering van het reserveringscontract met jou, en ook voor zover dit vereist is door de toepasselijke wetgeving of officiële vereisten.

Wij registreren het gebruik van keycards in onze hotels. Dit doen we om misdaad te bestrijden en op te lossen, en voor veiligheidsdoeleinden, vooral bij brand. Wij bewaren onze administratie 21 dagen.

 

• Verwerking van persoonsgegevens voor ontwikkeling, probleemoplossing en beveiliging

 

We zullen de gegevens, inclusief persoonsgegevens, verwerken voor het oplossen van problemen of het corrigeren van fouten, om onze diensten en de technologie die we gebruiken te verbeteren en om het gebruik en gedrag van gebruikers te analyseren. We zullen ook persoonsgegevens verwerken om je identiteit te verifiëren, inclusief het verifiëren van je identiteit als onderdeel van je gebruik van onze digitale diensten.

Waar mogelijk anonimiseren we de gegevens of creëren we statistieken, maar we zullen ook persoonsgegevens moeten verwerken voor ontwikkelings-, probleemoplossings-, statistische en veiligheidsdoeleinden.

 

• Overige verwerkingen van persoonsgegevens

 

In het geval van prijsvragen of andere activiteiten waaraan je kan deelnemen, zullen wij indien nodig persoonsgegevens zoals naam en contactgegevens verwerken, bijvoorbeeld om deelnemers te registreren en vervolgens een of meer winnaars te trekken. Waar mogelijk zullen we je specifiek op de hoogte stellen wanneer je deelneemt aan wedstrijden of andere activiteiten.

Als je contact opneemt met onze klantenservice of een verzoek aan ons doet, verwerken wij de persoonsgegevens die je aan ons verstrekt voor zover nodig om je verzoek te beantwoorden en vast te leggen. Het uitgangspunt voor deze verwerking zijn de gerechtvaardigde belangen of de uitvoering van contracten met jou of de reactie op je verzoeken.

Afgezien van de verwerking die wordt beschreven in onze verklaring inzake gegevensbescherming of op basis van je toestemming, moeten of kunnen we in bepaalde gevallen persoonsgegevens verwerken waar dit voor ons vereist of toegestaan ​​is door de toepasselijke wetgeving, waaronder de Noorse wetgeving inzake persoonsgegevens en de GDPR, of door de toepasselijke bevelen van autoriteiten of rechtbanken.

 

• Verwerking van persoonsgegevens van onze leveranciers, onze zakelijke klanten en onze zakelijke contacten.

 

We verwerken informatie over contactpersonen die zijn aangewezen door onze leveranciers, zakelijke klanten, samenwerkingspartners, deelnemers aan zakelijke evenementen en anderen die handelen in een zakelijke rol. Dit doen wij om efficiënt te werken, contracten af ​​te sluiten en toe te passen, medewerkers te werven, onze activiteiten te managen en ons commerciële en professionele netwerk uit te bouwen. Deze informatie omvat over het algemeen naam, contactgegevens, titel, activiteit, vaardigheden, zakelijke interesses en aanwezigheid op onze zakelijke evenementen of eerdere interesses voor ons en onze medewerkers.

We bewaren deze informatie zolang we de persoon beschouwen als een van onze zakelijke contacten.

Het uitgangspunt van dit proces is ons gerechtvaardigd belang.

 

• Aanlevering persoonsgegevens en verplichte verwerking

 

We geven je persoonlijke gegevens niet door aan derden, tenzij je hiermee heeft ingestemd of indien de wet van toepassing is, waaronder de Noorse wet op persoonlijke gegevens en de GDPR, of een geldig bevel van autoriteiten of rechtbanken ons toestaat of verplicht om dit te doen.

Voor de duidelijkheid willen we aangeven dat het feit dat we gegevensbeheerders gebruiken om namens ons informatie te verwerken, geen toewijzing van informatie inhoudt.

 

• Verzameling van persoonlijke gegevens van andere mensen

 

Om er zeker van te zijn dat we over de juiste informatie over jou beschikken, kunnen we deze vergelijken met andere bronnen, zoals telefoongidsen, openbare registers, enz. In sommige gevallen kan het nuttig zijn om de kredietwaardigheid van onze klanten te verifiëren, waarbij kredietgegevens uit andere bronnen moeten worden verkregen. We verkrijgen demografische informatie zoals leeftijd, geslacht en taal uit andere bronnen. We verkrijgen informatie van onze samenwerkingspartners en andere delen van onze groep, waar het wettig en noodzakelijk is om je diensten en communicatie te bieden.

 

• Uw rechten

 

Op grond van de Verordening persoonsgegevens heb je als persoon meerdere rechten.

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te corrigeren of te verwijderen. Ook heb je het recht om beperkte verwerking te verzoeken, bezwaar te maken tegen verwerking en het recht op gegevensoverdraagbaarheid aan te vragen.

Als je gebruik wil maken van je recht op toegang tot de verwerking van je persoonsgegevens, of als je andere vragen hebt, neem dan gerust contact met ons op via e-mail, gdpr@citybox.no. We zullen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 dagen, op je verzoek reageren.

We zullen je vragen om je identiteit te bevestigen of aanvullende informatie te verstrekken voordat je gebruik kan maken van eventuele rechten die je van ons hebt verkregen. We moeten dit doen om ervoor te zorgen dat we je alleen toegang geven tot je persoonlijke gegevens, en niet aan iemand die beweert jou te zijn. 

 

• Functionaris voor gegevensbescherming

 

We hebben onze eigen functionaris voor gegevensbescherming bij Citybox AS. De functionaris voor gegevensbescherming is verantwoordelijk voor al onze bedrijven en voor alle persoonsgegevens die we verwerken in de landen waarin we zijn gevestigd.

De functionaris voor gegevensbescherming is ons aanspreekpunt voor de Noorse gegevensbeschermingsautoriteit.

Onze functionaris voor gegevensbescherming geeft Citybox AS, onze onderaannemers en onze medewerkers advies en begeleiding bij de verwerking van persoonsgegevens en de regels die daarvoor gelden. Het is de taak van de functionaris voor gegevensbescherming om toezicht te houden op onze naleving van de regels voor persoonsgegevens en onze interne richtlijnen.

De functionaris voor gegevensbescherming kan je ook helpen je rechten jegens ons te doen gelden of antwoord te krijgen op je vragen over de persoonlijke gegevens die we bewaren.

Je kan contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via gdpr@citybox.no.

Als je van mening bent dat onze verwerking van persoonsgegevens niet overeenkomt met wat we hier hebben beschreven of anderszins in strijd is met de wet op de persoonsgegevens, kan je als alternatief een klacht indienen bij de beschermingsautoriteit van Noorwegen of de toezichthoudende autoriteit van het land waarin je verblijft in een hotel. Je kan informatie vinden over hoe je contact kunt opnemen met de gegevensbeschermingsautoriteit op de website van de autoriteit www.datatilsynet.no. In Estland: https://www.aki.ee/et. 

 

• Gebruik van de gegevensverwerker.

 

We maken gebruik van meerdere gegevensverwerkers om ons in staat te stellen onze diensten aan jou te leveren. Onze belangrijkste gegevensverwerker is ons Visbook AS-reserveringssysteem.

 

• Cookies / Informatiecapsules

 

We gebruiken informatiecapsules (cookies) om de ervaring van gebruikers van onze website te verbeteren.

Een cookie is een klein tekstbestand dat op je apparatuur (smartphone, computer of bijvoorbeeld een tablet) wordt opgeslagen. Cookies maken het mogelijk om te herkennen welk type inhoud en welke pagina's op onze website worden bezocht. De informatie die door middel van een cookie wordt opgeslagen, kan zijn hoe je de website gebruikt, het type browser dat je gebruikt en de pagina's die je hebt bezocht.

Een permanente cookie blijft voor een bepaalde tijd op je apparatuur staan. Tijdens je bezoek aan onze website wordt tijdelijk een sessiecookie in het geheugen van je apparatuur opgeslagen. De sessiecookie verdwijnt wanneer je je browser sluit. We gebruiken zowel permanente cookies als sessiecookies. Citybox AS kan ook cookies van derden gebruiken.

Als je niet wilt dat onze website cookies op je apparatuur opslaat, kann je het gebruik van cookies in je webbrowser uitschakelen. Als je cookies uitschakelt, wordt de functionaliteit van de website verminderd.

 

• Wijzigingen in de gegevensbeschermingsverklaring of verwerking

 

We werken continu aan het ontwikkelen en verbeteren van onze diensten voor onze klanten. Dit kan de methode of omvang van onze verwerking van persoonsgegevens veranderen. De informatie die wij in deze verklaring met persoonsgegevens verstrekken, zal daarom regelmatig worden aangepast en bijgewerkt. We zullen de verklaring inzake gegevensbescherming ook wijzigen wanneer nieuwe officiële regels of praktijken dit noodzakelijk maken.