Vilkår for endring og avbestilling

Individuelle reservasjoner (opp til 5 rom) kan fritt kanselleres eller endres inntil kl. 15.00 dagen før ankomstdagen. Etter dette tidspunktet kan reservasjonen ikke kanselleres eller endres. Erstatning for rom som ikke blir tatt i bruk beregnes etter følgende praksis (gjelder enkeltgjester):

A) Alminnelig grunnregel

Dersom gjesten uteblir uten avbestilling (no show), betaler gjesten romprisen for et døgn.

B) Sen avbestilling

Dersom rommet avbestilles senere enn kl. 15.00 dagen før ankomstdagen, og rommet ikke kan leies ut til annen gjest, betaler gjesten romprisen for et døgn.

All endring og avbestilling skal skje via e-post til Citybox.

For gruppebestillinger (over 5 rom) gjelder egne regler, kontakt oss gjerne for mer informasjon rundt dette.

 

Gjestens forpliktelser og ansvar

En avtale om reservasjon av et hotellrom er bindende for begge parter.

Gjesten er forpliktet til å oppgi korrekt kontaktinformasjon ved bestilling.

Det er ikke tillatt å overlate nøkkelkortet til andre personer enn de som har registrert seg som gjester på rommet. Maksimalt antall gjester pr. rom er 1 for enkeltrom, 2 for dobbeltrom og 4 for familierom.

Under oppholdet er gjesten forpliktet til å følge hotellets reglement, samt regler og pålegg fra myndighetene. Hotellets reglement finnes på hotell-informasjonen som skrives ut ved ankomst.

Hotellgjester og andre som besøker hotellet må ikke utsette andre hotellgjester, eller personer som bor i nærområdet, for forstyrrelser, plage eller fare. Gjester som ikke oppfyller disse forpliktelsene, kan bortvises fra hotellet uten å ha krav på noen form for kompensasjon eller skadeerstatning.

Hotellgjestene er juridisk og økonomisk ansvarlige for skader de med eller uten overlegg påfører hotellet eller tredjepart, inkludert ødelagte gjenstander og gjenstander som fjernes fra hotellet uten tillatelse.

Kjæledyr er tillatt på forespørsel mot et tillegg på kr 150 per døgn.

Røyking er forbudt på hotellet. Røyking på rommene eller i korridoren vil utløse brannalarmen. Alle kostnader knyttet til slik utløsning av brannalarmen vil bli krevd dekket av den som har utløst brannalarmen, eller kontaktpersonen knyttet til bestillingen av rommet.

 

Hotellets forpliktelser og ansvar

Dersom hotellet, av grunner som ligger utenfor hotellets kontroll, er ute av stand til å tilby gjesten et rom han eller hun allerede har bestilt og betalt for, kan hotellet tilby gjesten innlosjering i et annet lokalt hotell, uten ekstra kostnader. Hotellet er forpliktet til å informere gjesten om slike endringer og arrangementer uten forsinkelser.

Hotellrommene blir rengjort ved utsjekking, men ikke under kortere opphold med mindre gjesten bestiller ekstra rengjøring mot betaling. Ved lengre opphold blir rommene rengjort en gang i uken.

I henhold til norsk lovgivning er hotellet ansvarlig for gjesten og dennes medførte eiendeler bare i den grad skaden er gjort forsettlig eller uaktsomt av hotellets personale. Dersom gjesten vil gjøre gjeldende at slik forsett eller uaktsomhet foreligger fra hotellpersonalets side, er det dennes sak å vise at dette har vært tilfelle.

Dersom gjesten ønsker at hotellet skal ta på seg et større ansvar for vedkommende verdisaker, kan han eller hun forespør om hotellet kan ta disse i forvaring. Hotellet har rett til å avvise en slik forespørsel.

 

Personvernerklæring og GDPR

  1. Innledning

Vi i Citybox behandler dine personopplysninger i forskjellige sammenhenger, for eksempel når du bestiller tjenester av oss, overnatter på våre hoteller, bruker tjenester vi leverer og i enkelte andre sammenhenger. I vår personvernerklæring finner du mer informasjon om vår behandling av personopplysninger. Under finner du også kontaktinformasjon dersom du har spørsmål eller vil kreve innsyn.

Vi behandler dine personopplysninger i samsvar med den til enhver tid gjeldende norske personopplysningsloven, herunder GDPR.

  1. Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger

Vårt foretak Citybox AS (org. nr. 989551752) er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i våre sentrale systemer for booking, fakturering og hotelldrift. Når du booker, overnatter, og betaler hos oss, er det vi som er behandlingsansvarlig.

Vårt foretak Citybox AS (org. nr. 989551752) er behandlingsansvarlig for våre internettsider. Citybox AS er også behandlingsansvarlig for vår markedsføring og utsendelse av eposter til våre kunder og kontakter samt annen digital markedsføring.

  1. Behandling av personopplysninger knyttet til booking og opphold

I forbindelse med dine bookinger foretatt av deg selv eller av andre på vegne av deg, behandler vi de personopplysninger vi trenger for at vi skal kunne oppfylle avtalen om booking og kjøp av tjenester. Dette er opplysninger du har gitt oss direkte eller som du har gitt oss via reisebyrå eller agent. Vi behandler eksempelvis opplysninger om din identitet, dine kontaktopplysninger og din betalingsinformasjon. I noen tilfeller vil vi lagre ditt passnummer. I tillegg behandler vi andre opplysninger du måtte ha gitt oss og som har relevans for ditt opphold hos oss. Dette kan være informasjon om allergier eller om spesielle ønsker for ditt opphold. Vi registrerer alle kjøp og bestillinger du gjør hos oss som for eksempel spa, restaurant, roomservice etc, for å levere slike tjenester og for at du skal kunne betale for dem.

Vi behandler disse opplysningene så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen om booking med deg, og i tillegg så lenge gjeldende lovverk eller myndighetspålegg pålegger oss dette.

Vi loggfører bruk av nøkkelkort i våre hotell. Dette gjør vi for å motvirke og oppklare kriminalitet, og av hensyn til sikkerhet, herunder brannsikkerhet. Vi lagrer loggene i 21 dager.

  1. Behandling av personopplysninger for utvikling, feilsøking og sikkerhet

Vi vil behandle data som inkluderer personopplysninger for å gjøre feilsøking og rette feil, forbedre tjenestene våre og teknologien vi bruker og for å analysere bruk og brukeradferd. Videre vil vi behandle personopplysninger for å verifisere din identitet, herunder verifisere identitet i forbindelse med din bruk av våre digitale tjenester.

Vi anonymiserer data eller utarbeider statistikk så langt vi klarer, men vil også måtte behandle personopplysninger for utviklings-, feilsøkings-, statistikk- og sikkerhetsformål.

  1. Behandling av personopplysninger for øvrig

Ved konkurranser eller andre aktiviteter som du kan delta på vil vi behandle personopplysninger som navn og kontaktinformasjon når dette er nødvendig for eksempelvis å registrere hvem som deltar, og deretter trekke ut en eller flere vinner. Vi vil så langt det er mulig informere konkret om dette ved din deltakelse i konkurranser eller andre aktiviteter.

Dersom du kontakter vår kundeservice eller på annen måte henvender deg til oss med forespørsler, vil vi behandle personopplysninger du gir så langt det er nødvendig for å besvare og loggføre din henvendelse. Grunnlaget for dette er legitime interesser eller for å oppfylle avtaler med deg eller besvare dine henvendelser.

Ut over behandling beskrevet i vår personvernerklæring eller basert på ditt samtykke, vil vi i noen tilfeller måtte eller kunne behandle personopplysninger når gjeldende lovverk, herunder personopplysningsloven og GDPR, gyldig myndighetspålegg eller domstol pålegger oss eller tillater oss dette.

  1. Behandling av personopplysninger om våre leverandører, bedriftskunder og kontakter i næringslivet

Vi behandler opplysninger om kontaktpersoner hos våre leverandører, bedriftskunder, samarbeidspartnere, deltakere på våre arrangementer rettet mot næringslivet samt andre personer som opptrer i næringsvirksomhet. Dette gjør vi for å kunne jobbe effektivt, inngå og håndheve kontrakter, rekrutter, drive virksomheten vår og utvikle vår virksomhet og vårt profesjonelle nettverk. Slike opplysninger utgjøres typisk av navn, kontaktinformasjon, stilling, bedrift, kompetanse, forretningsmessige interesser og deltakelse på våre arrangementer for næringslivet eller tidligere utvist interesse for oss og våre ansatte.

Vi lagrer slike opplysninger så lenge vi vurderer at personen er en forretningskontakt med oss.

Grunnlaget for dette er legitime interesser.

  1. Utlevering av personopplysninger og lovpålagt behandling

Vi leverer ikke ut dine personopplysninger til tredjepart, med mindre du har samtykket til dette, eller med mindre gjeldende lovverk, herunder personopplysningsloven og GDPR, gyldig myndighetspålegg eller domstol tillater oss eller pålegger oss dette.

For ordens skyld opplyser vi om at vår bruk av databehandler for å behandle opplysninger på vegne av oss, ikke regnes som utlevering.

  1. Innhenting av personopplysninger fra andre

For å sørge for at vi har riktige opplysninger om deg, kan vi vaske dine opplysninger mot andre kilder som telefonkatalog, folkeregister og liknende. Det kan i noen tilfeller være aktuelt å kredittsjekke våre kunder, hvilket betyr innhenting av kreditt-data fra andre kilder. Vi henter inn demografiske opplysninger som alder, kjønn og språk fra andre kilder. Vi henter inn opplysninger fra våre samarbeidspartnere og fra andre deler av konsernet vårt når dette er lovlig og nødvendig for leveranse av tjenester og kommunikasjon til deg.

  1. Dine rettigheter

Du som person har flere rettigheter etter personopplysningsregelverket.

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet.

Dersom du ønsker innsyn i vår behandling av dine persondata, kan du sende oss en e-post på post@citybox.no. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi kommer til å be deg bekrefte din identitet eller be deg oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette må vi gjøre for å forsikre oss om at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

  1. Personvernombud

Vi har vårt eget personvernombud i Nordic Choice Hotels. Personvernombudet er personvernombud for alle våre foretak og alle personopplysninger vi behandler i de landene vi er etablert i.

Personvernombudet er vårt kontaktpunkt for Datatilsynet.

Ombudet vårt gir Nordic Choice Hotels, våre databehandlere og våre ansatte råd og veiledning om behandling av personopplysninger og reglene for dette. Ombudet jobber med å kontrollere vår overholdelse av reglene for personopplysninger og våre interne retningslinjer.

Ombudet vårt kan også hjelpe deg med å ivareta dine rettigheter overfor oss, eller hjelpe deg med å få svar på spørsmål om dine personopplysninger hos oss.

Du kan kontakte vårt personvernombud på post@citybox.no.

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du alternativt klage til Datatilsynet i Norge, eller tilsynsmyndigheten i det land du bor på hotell i. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider www.datatilsynet.no.

  1. Bruk av databehandler.

Vi bruker flere databehandlere for å kunne leverer våre tjenester til deg. Vår største databehandler er vårt bookingsystem Visbook AS.

  1. Cookies/Informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) for å forbedre brukeropplevelsen av våre nettsider.

En cookie er en liten tekstbasert datafil som plasseres på ditt utstyr (din smarttelefon, datamaskin eller for eksempel nettbrett). Cookien hjelper til med å kjenne igjen hvilken type innhold og hvilke sider som besøkes på vårt nettsted. Informasjon som lagres ved hjelp av en cookie kan være hvordan du bruker nettstedet, hva slags type av nettleser du benytter og hvilke nettsider du har besøkt.

En permanent cookie ligger igjen på ditt utstyr for et bestemt tidsrom. En sesjonscookie lagres tilfeldig i ditt utstyrs minne mens du er inne på våre hjemmesider. Sesjonscookien forsvinner når du stenger din nettleser. Vi benytter både permanente cookies og sesjonscookies. Citybox kan også komme til å benytte en tredjeparts cookies.

Dersom du ikke ønsker at våre nettsider plasserer cookies på ditt utsyr, kan du skru av cookies i din nettleser. Dersom du skrur av cookies vil funksjonaliteten for våre nettsider reduseres.

  1. Endringer i personvernerklæring eller i behandling

Vi jobber kontinuerlig med utvikling og forbedring av våre tjenester overfor våre kunder. Dette vil kunne endre måten eller omfanget av vår behandling av personopplysninger. Informasjonen vi gir gjennom denne personvernerklæringen vil derfor justeres og oppdateres med ujevne mellomrom. Vi vil dessuten endre personvernerklæringen når nye regler eller myndighetspraksis gjør det nødvendig.